Положение №1 о работе с персональными данными работников, клиентов и контрагентов ООО «Руснедвижимость»
1. Общие положения
1.1. Положение о работе с персональными данными работников, клиентов и контрагентов ООО «Руснедвижимость» (далее – Положение) разработано в соответствии с Конституцией, Трудовым кодексом, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральным законом от 30.12.2020 № 519-ФЗ и иными нормативно-правовыми актами, действующими на территории России.
1.2. Настоящее Положение определяет порядок сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных работников, клиентов и контрагентов ООО «Руснедвижимость» и гарантии конфиденциальности сведений о них, предоставленных ООО «Руснедвижимость».
Перечень всех действий, перечисленных в абзаце первом, могут отличаться по отношению к разным группам субъектов персональных данных: работникам ООО «Руснедвижимость», клиентам (их представителям, выгодоприобретателям, бенефициарным владельцам – вместе именуемые клиенты) и контрагентам (их представителям, выгодоприобретателям – вместе именуемые контрагенты).
1.3. Цель настоящего Положения – защита персональных данных лиц, перечисленных в п. 1.2 настоящего Положения, от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные этих лиц являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.4. В целях настоящего Положения под персональными данными понимается любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных.
1.5. В состав персональных данных лиц, перечисленных в п. 1.2 настоящего Положения сообщают ООО «Руснедвижимость», входят:
• фамилия, имя, отчество;
• год рождения,
• месяц рождения,
• дата рождения,
• место рождения
• семейное положение
• социальное положение,
• имущественное положение
• доходы, пол
• адрес электронной почты, адрес места жительства
• адрес регистрации
• номер телефона
• СНИЛС
• ИНН
• гражданство, данные документа, удостоверяющего личность
• данные водительского удостоверения
• данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении
• реквизиты банковской карты
• номер расчетного счета
• номер лицевого счета
• профессия
• должность
• сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименовния и расчетного счета ораганизации)
• отношение к воинской обязанности
• сведения о воинском учете
• сведения об образовании
• фото-видео изображения лица
• данные документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации: серия (если имеется) и номер документа, дата начала срока действия права пребывания (проживания), дата окончания срока действия права пребывания (проживания).
• сведения о статусе иностранного/российского публичного должностного лица/ должностного лица публичных международных организаций, должность в этом статусе (при наличии такого статуса)
• степень родства либо статус по отношению к иностранному или российскому публичному должностному лицу;
• сведения о целях установления и предполагаемом характере деловых отношений с ООО «Руснедвижимость»
• сведения о финансовом положении
• сведения об источниках происхождения денежных средств и (или) иного имущества
• сведения о состоянии здоровья, связанные с возможностью распоряжения объектами недвижимости.
Перечисленные категории (состав) персональных данных по отношению к ООО «Руснедвижимость», клиентам и контрагентам ООО «Руснедвижимость» отличаются в зависимости от цели обработки.
Цель обработки персональных данных для выполнения Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма» (далее — 115-ФЗ) обязывает ООО «Руснедвижимость» выполнять обработку дополнительных персональных данных, состав которых определяется Приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 20 мая 2022 г. N 100 «Об утверждении требований к идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения подозрительных операций». Под понятием «подозрительная операция» имеется ввиду операции, попадающие под определение 115-ФЗ.
1.6. Документами, которые содержат персональные данные работников, являются:
• комплекты документов, сопровождающих процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;
• комплекты материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатом на должность;
• подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
• личные дела, трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности работников;
• дела, содержащие материалы аттестаций работников;
• дела, содержащие материалы внутренних расследований;
• справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);
• копии отчетов, направляемых в государственные контролирующие органы.
Документами, которые содержат персональные данные клиентов и контрагентов, являются:
• договоры на оказание услуг;
• договоры передачи помещений в субаренду;
• согласия на обработку персональных данных, согласия на распространения персональных данных сторон указанных выше договоров;
• анкеты физических лиц.
1.7. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются генеральным директором ООО «Руснедвижимость» и вводятся приказом. Все работники должны быть ознакомлены под подпись с данным Положением и изменениями к нему.
1.8. Настоящее Положение вступает в силу с 01.09.2022 и применяется к зависимости от целей обработки персональных данных, определяемых и конкретизируемых ООО «Руснедвижимость» уведомлением в Роскомнадзор.
2. Получение и обработка персональных данных работников, клиентов и контрагентов.
2.1. Персональные данные работника, клиента и контрагента ООО «Руснедвижимость» получает непосредственно от работника, клиента и контрагента соответственно. ООО «Руснедвижимость» вправе получать персональные данные работника, клиента и контрагента от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника, клиента и контрагента соответственно или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.
2.2. ООО «Руснедвижимость» должен сообщить работнику, клиенту или контрагенту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника, клиента или контрагента дать письменное согласие на их получение (Приложение 1).
2.3. ООО «Руснедвижимость» не вправе требовать от работника представления персональных данных, которые не характеризуют работника как сторону трудовых отношений.
ООО «Руснедвижимость» не вправе требовать от клиента или контрагента представления персональных данных, которые не характеризуют клиента как сторону договора.
2.4. Работник, клиент или контрагент представляет ООО «Руснедвижимость» достоверные сведения о себе. ООО «Руснедвижимость» проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, клиентом или контрагентом, с имеющимися у них документами.
2.5. Для обработки персональных данных работников, клиентов или контрагентов, ООО «Руснедвижимость» получает от каждого работника, клиента или контрагента согласие на обработку его персональных данных (Приложение 1). Такое согласие ООО «Руснедвижимость» получает, если закон не предоставляет ООО «Руснедвижимость» права обрабатывать персональные данные без согласия работников, клиентов или контрагентов.
2.6. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано работником, клиентом или контрагентом. В случае отзыва работником, клиентом или контрагентом согласия на обработку персональных данных ООО «Руснедвижимость» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия работника, клиента или контрагентов при наличии оснований, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
3. Хранение персональных данных работников, работников, клиентов или контрагентов
3.1. ООО «Руснедвижимость» обеспечивает защиту персональных данных, работников, клиентов или контрагентов от неправомерного использования или утраты.
3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел кадров.
3.3. Персональные данные работников, клиентов или контрагентов могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети и облачных хранилищах. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, клиентов или контрагентов, обеспечивается одноступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются генеральным директором ООО «Руснедвижимость» и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников, клиентов или контрагентов.
3.4. Изменение паролей производится генеральным директором ООО «Руснедвижимость» не реже одного раза в год.
3.5. Доступ к персональным данным работника, клиента или контрагента имеют генеральный директор ООО «Руснедвижимость» и бухгалтер. Доступ специалистов — на основании письменного разрешения генерального директора ООО «Руснедвижимость».
3.6. Копировать и делать выписки из персональных данных работника, клиента или контрагента разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения генерального директора ООО «Руснедвижимость».
4. Использование персональных данных работников, клиентов или контрагентов
4.1. Персональные данные работников используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций. ООО «Руснедвижимость» для этой цели запрашивает у работника персональные данные согласно п. 1.5 настоящего Положения.
4.2. Персональные данные, представленные работником, обрабатываются с использованием средств автоматизации способами. ООО «Руснедвижимость» не принимает, не снимает и не хранит копии личных документов работников. Документы, которые работник предъявляет ООО «Руснедвижимость» для хранения в оригинале (справки, медицинские заключения и т. д.), хранятся в личном деле работника в течение 50 лет после расторжения с работником трудового договора.
4.3. После истечения срока нормативного хранения документов, которые содержат персональные данные работника, документы подлежат уничтожению. Для этого ООО «Руснедвижимость» создает экспертную комиссию и проводит экспертизу ценности документов. В ходе проведения экспертизы комиссия отбирает дела с истекшими сроками хранения и по итогам отбора составляет акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, после чего документы уничтожаются в шредере. Персональные данные работников в электронном виде стираются с информационных носителей, либо физически уничтожаются сами носители, на которых хранится информация.
4.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, ООО «Руснедвижимость» не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления. ООО «Руснедвижимость» также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, ООО «Руснедвижимость» предлагает работнику представить письменные разъяснения.
4.5. Персональные данные используются для целей, связанных с выполнением договоров с ООО «Руснедвижимость». ООО «Руснедвижимость» для этой цели запрашивает у клиентов и контрагентов персональные данные согласно п. 1.5 настоящего Положения.
4.6. Персональные данные, представленные клиентов и контрагентов обрабатываются с использованием средств автоматизации способами. ООО «Руснедвижимость» не принимает, не снимает и не хранит копии личных документов клиентов и контрагентов. Сведения, которые клиент и контрагент предоставляет для исполнения договоров не используются ООО «Руснедвижимость» и хранятся только в исполнение законодательства РФ, в том числе о порядке хранения документов в организации.
4.7. После истечения срока нормативного хранения документов, которые содержат персональные данные клиента или контрагента, подлежат уничтожению. Для этого ООО «Руснедвижимость» создает экспертную комиссию и проводит экспертизу ценности документов. В ходе проведения экспертизы комиссия отбирает дела с истекшими сроками хранения и по итогам отбора составляет акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. После чего документы уничтожаются в шредере. Персональные данные клиентов и контрагентов в электронном виде стираются с информационных носителей, либо физически уничтожаются сами носители, на которых хранится информация.
4.8. При принятии решений, затрагивающих интересы клиента или контрагента, ООО «Руснедвижимость» не имеет права основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления. ООО «Руснедвижимость» также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы клиента или контрагента, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных клиента или контрагента невозможно достоверно установить какой-либо факт, ООО «Руснедвижимость» предлагает клиенту или контрагенту представить письменные разъяснения.
5. Передача и распространение персональных данных работников, клиентов или контрагентов
5.1. При передаче ООО «Руснедвижимость» персональных данных работник, клиент или контрагент должен дать на это согласие в письменной или электронной форме. Если работник, клиент или контрагент оформил согласие на передачу персональных данных в электронной форме, то он подписывает согласие усиленной электронной цифровой подписью.
5.2. ООО «Руснедвижимость» вправе передать информацию, которая относится к персональным данным работника, клиента или контрагента без его согласия, если такие сведения нужно передать по запросу государственных органов, в порядке, установленном законодательством.
5.3. ООО «Руснедвижимость» не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством.
5.4. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение информации, относящейся к персональным данным работника, клиента или контрагента ООО «Руснедвижимость» обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника, если запрос был по работнику ООО «Руснедвижимость»
5.5. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.
5.6. ООО «Руснедвижимость» не вправе распространять персональные данные работников, клиентов или контрагентов третьим лицам без их согласия на передачу таких данных.
5.7. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных работником для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (Приложение 2). Согласие на обработку персональных данных, разрешенных клиентом или контрагентом для распространения, оформляется вместе с согласием субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
5.8. ООО «Руснедвижимость» обязан обеспечить работнику возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на распространение персональных данных.
5.9. В случае если из предоставленного работником согласия на распространение персональных данных не следует, что работник согласился с распространением персональных данных, такие персональные данные обрабатываются ООО «Руснедвижимость» без права распространения.
5.10. В случае если из предоставленного работником согласия на передачу персональных данных не следует, что работник не установил запреты и условия на обработку персональных данных или не указал категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, ООО «Руснедвижимость» обрабатывает такие персональные данные без возможности передачи (распространения, предоставления, доступа) неограниченному кругу лиц.
5.11. Согласие работника на распространение персональных данных может быть предоставлено ООО «Руснедвижимость»:
• непосредственно;
• с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
5.12. В согласии на распространение персональных данных работник вправе установить запреты на передачу (кроме предоставления доступа) этих персональных данных ООО «Руснедвижимость» неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) этих персональных данных неограниченным кругом лиц. Отказ ООО «Руснедвижимость» в установлении работником данных запретов и условий не допускается.
5.13. ООО «Руснедвижимость» обязан в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения согласия работника на распространение персональных данных опубликовать информацию об условиях обработки и о наличии запретов и условий на обработку неограниченным кругом лиц персональных данных работника для распространения.
5.14. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных работником, клиентом или контрагентом для распространения, должна быть прекращена в любое время по его требованию. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) работника, клиента или контрагента, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению.
5.15. Действие согласия работника, клиента или контрагента на распространение персональных данных прекращается с момента поступления ООО «Руснедвижимость» требования, указанного в пункте 5.14 настоящего Положения.
5.16. Работник, клиент или контрагент вправе обратиться с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) своих персональных данных, ранее разрешенных для распространения, к любому лицу, обрабатывающему его персональные данные, в случае несоблюдения положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ или обратиться с таким требованием в суд. ООО «Руснедвижимость» или третье лицо обязано прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) персональных данных в течение трех рабочих дней с момента получения требования работника, клиента или контрагента или в срок, указанный во вступившем в законную силу решении суда. Если такой срок в решении суда не указан, то ООО «Руснедвижимость» или третье лицо обязаны прекратить передачу персональных данных работника, клиента или контрагента в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников, клиентов и контрагентов
6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, клиента или контрагента является служебной тайной и охраняется законом.
6.2. Работник клиент или контрагент вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.
6.3. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников, клиентов или контрагентов несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством.
Генеральный директор ООО»Руснедвижимость» Е.В.Орешкович. Подписано и утверждено 01.09.2022г.
Приложение 1
Согласие на обработку персональных данных
Я, ________________________________________________________________________
(Ф.И.О. полностью)
паспорт _______________ выдан ______________________________________________ __________________________________________________________________________,
дата выдачи______
место жительства___________________________________________________________,
свободно, своей волей и в своем интересе в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», даю свое согласие Оператору ООО «Руснедвижимость» (ОГРН 1073702039542, ИНН 434549296121), по адресу: 610000, КИРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г КИРОВ, УЛ ПРЕОБРАЖЕНСКАЯ, Д. 65, ЭТАЖ 3 на обработку, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, следующих персональных данных в документальной и/или электронной форме при автоматизированной и без использования средств автоматизации обработки:
• фамилия, имя, отчество;
• год рождения,
• месяц рождения,
• дата рождения,
• место рождения
• семейное положение
• социальное положение,
• имущественное положение
• доходы, пол
• адрес электронной почты, адрес места жительства
• адрес регистрации
• номер телефона
• СНИЛС
• ИНН
• гражданство, данные документа, удостоверяющего личность
• данные водительского удостоверения
• данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении
• реквизиты банковской карты
• номер расчетного счета
• номер лицевого счета
• профессия
• должность
• сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименовния и расчетного счета ораганизации)
• отношение к воинской обязанности
• сведения о воинском учете
• сведения об образовании
• фото-видео изображения лица
• данные документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации: серия (если имеется) и номер документа, дата начала срока действия права пребывания (проживания), дата окончания срока действия права пребывания (проживания).
• сведения о статусе иностранного/российского публичного должностного лица/ должностного лица публичных международных организаций, должность в этом статусе (при наличии такого статуса)
• степень родства либо статус по отношению к иностранному или российскому публичному должностному лицу;
• сведения о целях установления и предполагаемом характере деловых отношений с ООО «Руснедвижимость»
• сведения о финансовом положении
• сведения об источниках происхождения денежных средств и (или) иного имущества
• сведения о состоянии здоровья, связанные с возможностью распоряжения объектами недвижимости
Согласие дается мною для следующих целей :
— оказание мне услуг по приобретению/отчуждению/иному распоряжению объектами недвижимого имущества, оказываемых Оператором самостоятельно, так и с привлечением третьих лиц, подготовки, заключения и исполнения иных договоров гражданско- правового характера, связанных с исполнением поручений при оказании данных услуг;
— предоставление сведений третьим лицам в случаях, предусмотренных действующим х законодательством РФ.
Настоящее согласие действует со дня его подписания бессрочно до достижения целей обработки персональных данных или в течение срока хранения информации. Данное согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.
Подпись субъекта персональных данных:
__________________ (_________________)
подпись Ф.И.О.